Что можно передать на аутсорсинг
Какие функции можно отдать на аутсорсинг
Один из способов оптимизации расходов при запуске бизнеса является аутсорсинг задач. Он позволяет не нанимать дорогостоящих специалистов в штат вновь созданного предприятия, а привлекать для выполнения конкретных задач. Крупные постоянные расходы при этом превращаются в меньшие по объёму переменные. Конечно, не все и не всегда – но многие и часто.
Непрофильные для команды задачи отнимают кучу времени и сил, сбивают фокус, снижают энтузиазм, а зачастую их решение и обходится дороже. Привлечение внешних подрядчиков позволяет разгрузить основных участников проекта и руководителя, аутсорсинг даёт сосредоточиться на своих основных компетенциях – на том, что может принести деньги, обеспечить достижение точки безубыточности.
Ещё один большой плюс аутсорсинга – возможность прокачивать бизнес-процессы за счёт экспертизы привлечённых специалистов. Наблюдение за работой профессионалов позволяет руководителю сформировать образ грамотного специалиста в той или иной области. Это пригодится на этапе подбора собственных сотрудников – например, когда всё же придётся переносить процесс внутрь компании.
Что нельзя отдавать на аутсорсинг
Начнём, пожалуй, с конца – для начала разберёмся в том, чего нельзя отдавать на аутсорсинг.
Всю добавленную стоимость продукта формируют уникальные компетенции команды. Если отдать на аутсорсинг задачи, непосредственно связанные с основным продуктом – уникальные компетенции нарабатывать не получится. Очевидно, что это путь никуда. Поэтому первое, что категорически нельзя отдавать внешнему подрядчику – то, что напрямую связано с продуктом.
Полное погружение в самый главный процесс особенно значимо как раз на этапе запуска бизнеса, когда команда крайне зависима не только от качества взаимодействия между её участниками и всеобщего чувства локтя, но и от соблюдения сроков, бесконечных мозговых штурмов и большого количества другой работы, доверить которую сторонним исполнителям попросту невозможно.
Больше всего вопросов к аутсорсинговым услугам у тех, кто много внимания уделяет безопасности, в том числе информационной. Можно ли доверять сторонней компании доступ к личным данным клиентов, схемы систем контроля доступа к объектам и помещениям, личную безопасность владельцем бизнеса и так далее?
Довольно очевидно, что сразу необходимо выделить некий стратегический уровень безопасности, все работы по которому должны остаться внутри компании. Ещё один важный вопрос при этом заключается в том, сможет ли компания самостоятельно организовать необходимый ей уровень безопасности своими силами и потянет ли такие работы с точки зрения материальных ресурсов и технической базы.
Все опрошенные Smallbusiness.ru эксперты сходятся во мнении – категорически нельзя отдавать на аутсорсинг согласование прав доступа к стратегически важным объектам компании, а также функции контроля за сохранностью данных. Компания вполне может доверить хранение информации стороннему исполнителю или сервису (например, хостинговой компании), но осуществлять контроль непременно должен свой человек – штатный сотрудник, имеющий большой запас доверия владельцев бизнеса.
Все риски эксперты советуют делить на четыре группы – операционные, репутационные, финансовые и юридические. Можно, например, отдать на откуп аутсорсинговой компании бухгалтерию, но если в бизнесе много нюансов и учёт имеет глубокую специфику – будет ли готов сторонний исполнитель нести ответственность по закону?
Ни один бизнес не должен утратить контроль над теми функциями, нарушение которых может привести к разрыву «критической цепи» – остановить основной бизнес-процесс. Прежде всего, стоит оставить «дома» все процессы, обеспечивающие основные конкурентные преимущества компании, её ноу-хау.
Большинство решений об аутсорсинге тех или иных процессов принимаются по материальным соображениям. Смогут ли финансовые риски оправдать экономию? Часто это достаточно просто посчитать, что и рекомендуем непременно сделать.
Ещё одна сложность аутсорсинга, от которой предостерегают новичков бывалые бизнесмены – это непростой процесс передачи функций от одного внешнего подрядчика к другому, а особенно – процесс возврата уже отданной на аутсорсинг функции обратно внутрь компании (есть даже специальный термин – «инсорсинг»).
Какие функции компании обычно отдают на аутсорсинг?
Здесь в лидерах бухгалтерские услуги. Даже крошечные ООО и ИП, сами того не ведая, нередко отдают бухгалтерский учёт на аутсорсинг. Фактически именно это происходит, когда бухгалтер не нанимается в штат, а привлекается по случаю сдачи квартальной отчётности.
Ещё один частый сегмент для аутсорсинга – транспорт и логистика. Часто даже крупные компании предпочитают не связываться с покупкой транспорта и обеспечением собственной логистики. Такие компании, как «Икеа» и «Леруа Мерлен», например, не имеют собственных доставок, а пользуются услугами профессиональных логистических операторов. При этом случаются и обратные примеры. Так, управляющая компания сети недорогих универсамов «Магнит» одновременно является крупнейшим автомобильным перевозчиком в России.
Иногда бывают ситуации, когда какое-то непрофильное направление вырастает внутри компании, выделяется в самостоятельный бизнес, а потом оказывает услуги материнской компании уже на условиях аутсорсинга. Такое развитие предприятия можно считать оптимальным – при нём, что называется «и овцы целы, и волки сыты». С одной стороны, непрофильные для основного бизнеса услуги оказывают профессионалы, и их компетенции постоянно растут за счёт накопления опыта, а с другой – аутсорсинговая компания находится под неусыпным контролем тех же учредителей.
Часто передают на аутсорсинг массовые коммуникации – с агентствами работают даже те компании, у которых есть собственные отделы маркетинга и рекламы. Область эта требует значительных компетенций и является крайне динамичной – в руках внутренних отделов, как правило, остаются планирование и контроль, внешним агентствам отдаются на откуп технические операции и процессы, требующие значительных профессиональных знаний. Крупнейшие маркетинговые агентства мира существуют за счёт обслуживания международных корпораций – это тоже аутсорсинг.
Нередко передаются внешнему исполнителю и производственные функции. Иногда создать собственное производство – всё равно, что открыть ещё один бизнес. Проще доверить весь бизнес-процесс профессионалам. Бывает и такое, что какую-то продукцию компания производит сама, а какую-то производит для неё подрядчик. Иные концентрируются исключительно на сборке конечного изделия, а некоторые и вовсе – лишь на продажах.
Продажи, впрочем, тоже иногда стоит отдать на аутсорсинг. Причём зачастую именно продажи аутсорсить легче, чем что-либо другое. Да и платить партнёру процент с продаж гораздо дешевле и проще, чем обеспечивать собственный отдел условиями труда, средствами связи, зарплатами и социальными выплатами. Внешние отделы продаж традиционно являются вотчиной колл-центров. Это, кстати, одни из самых первых аутсорсеров в российском бизнесе. Колл-центры изначально появились, как услуга для аутсорсинга.
Когда нужен аутсорсинг?
Аутсорсинг необходим, когда вам нужно освободить ресурсы и сконцентрироваться на основных бизнес-процессах. Каждый должен делать то, что получается у него наилучшим образом – один из базовых принципов эффективного разделения труда в полной мере работает и с компаниями. Фокусируйтесь на том, что составляет ваше конкурентное преимущество. Если вы крутой флорист – незачем тратить время и силы на доставку букетов, бухучёт, уборку цеха и другие вторичные, неключевые функции. Передайте их сторонним специалистам – они и справятся лучше, и ваше время сберегут для главного.
Аутсорсинг в малом бизнесе
Слово «аутсорсинг» только звучит солидно – на самом деле, этот инструмент подходит и для малого бизнеса, и для микропредприятий, и для самозанятых. Заказав регистрацию предприятия в юридической фирме, вы уже, сами того не ведая, воспользовались аутсорсингом – не бегали по налоговым сами, не наняли собственного юриста, а обратились к внешнему исполнителю.
Этот простой и близкий пример показывает три главных для начинающих предпринимателей смысла аутсорсинга – экономию собственных сил, экономию, возможность решать временные задачи.
Предположим, вы делаете торты на заказ (печеньки с пожеланиями, кукольные домики, дубовую мебель, массаж шиацу – неважно). Несмотря на то, что регистрация предприятия не является такой уж сложной задачей, разобраться в нюансах вам бы пришлось. Вы угробили бы на это не менее двух дней – как минимум для того, чтобы сдать документы и получить их обратно. А ещё нужно правильно составить бумаги, разработать устав (даже переделать из типового – хлопотно), отсидеть очередь, заказать печать, открыть счёт и внести туда уставный капитал – поди разберись.
Можно было нанять юриста, но зачем? Куда логичнее нанять ещё одного пекаря, курьера, девочку для ведения инстаграма или ещё кого-то, кто будет зарабатывать вам деньги. Юридических вопросов у малого бизнеса не так много – свой юрист не нужен (тут мы не берём в расчёт ниши, в которых он действительно необходим). Тем более, что задача по регистрации предприятия – разовая. Неизвестно, когда в следующий раз понадобится помощь юриста и понадобится ли она вообще. Вполне можно отдать вопрос на аутсорсинг.
Специальная контора справилась с задачей без вашего участия, это обошлось, предположим, в 8000 рублей. Стоили ли два дня вашей работы столько денег? Каждый решает для себя сам – взвешивая плюсы и минусы, оценивая риски, планируя время и понимая его ценность по-своему.
То же и с доставкой. Да, привезти постоянному клиенту дорогой свадебный торт можно (а иногда и нужно) лично. Да, если вы каждый день доставляете пирожные в несколько кафе, возможно и стоит нанять собственного курьера. Но если доставки происходят от случая к случаю и сводятся к «забрал – отвёз» – никто не справится с задачей лучше, чем профессиональная курьерская служба или продвинутое легковое такси.
Мы не привыкли считать такие услуги аутсорсингом – но это он и есть. Удобный инструмент, позволяющий малому бизнесу не распылять силы и средства, концентрироваться на самом главном.
Аутсорсинг для среднего бизнеса
У среднего бизнеса проблем куда больше, чем у предпринимателей. Аутсорсинг позволяет высвободить административные и финансовые ресурсы для стратегического развития.
Простой пример. У компании есть 20 курьеров в штате. Каждые две недели им нужно платить заработную плату. Отдав доставку на аутсорсинг, можно договориться об оплате услуг один раз в месяц. Только подумайте, сколько средств останется в обороте фирмы, насколько сократится налоговая нагрузка, упростится работа бухгалтера.
Аутсорсинг позволяет среднему бизнесу отказаться от «текучки», сделать менеджмент более эффективным, заняться более важными вещами –стратегией развития предприятия.
Кроме того, помимо задач, исполнителю делегируются и многие риски – болезни и беременности сотрудников, повреждения товара, производственный травматизм и охрана труда, простой, опоздания и прочие накладки уйдут к аутсорсинговой компании. Наконец-то можно будет заняться настоящим делом. Разве не прекрасно?
Аутсорсинг в крупном бизнесе
Крупный бизнес может себе позволить и «ауторсить» по-крупному. В начале статьи мы уже упоминали корпорацию «Икеа», доверяющей доставку товаров внешней транспортной компании. Это позволяет снижать риски, ускорять выход компании в новые регионы, но главное – концентрироваться на главном, на производстве и продаже товаров для дома.
Крупные предприятия используют аутсорсинг по-крупному, иногда отдавая подрядчикам огромные направления деятельности – юридические вопросы, логистику, маркетинг, производство и так далее. Распространён аутсорсинг и в области IT.
Как отдать процесс на аутсорсинг?
Опыт показывает, что один российский предприниматель может справиться почти с любой задачей, а два – вообще с любой. Как правило, мы можем сделать всё и сами (как правило, так и делаем). Так как же понять, когда стоит прибегнуть к аутсорсингу? Давайте попробуем наметить некий план действий.
Первым делом, давайте опишем задачу, которую хотим отдать на аутсорсинг. Попробуйте понять, нужно ли вам это и зачем. Какие минусы есть у самостоятельного решения задачи? Если потребность сформирована – можно анализировать финансовый аспект.
2.Проанализируем экономическую целесообразность.
Тут всё просто – нужно оценить, насколько аутсорсинг задачи целесообразен с экономической точки зрения. Есть ли у вас ресурс для формирования собственного отдела? Потребует ли удовлетворение потребности новых людей, площадей, других ресурсов? Сильно ли возрастёт нагрузка на управленческий персонал компании?
На этом этапе становится понятно, выгоден ли аутсорсинг «по деньгам». Вполне вероятно, окажется, что удовлетворять собственные потребности самостоятельно выгоднее с экономической точки зрения. Постарайтесь учитывать не только прямые, но и косвенные расходы и выгоды от использования аутсорсинга.
3.Подберём достойного подрядчика.
Как мы уже говорили, поменять аутсорсинговую компанию – непростая задача. Лучше постараться и не ошибиться с выбором подрядчика изначально. Не спешите с выбором – лучше всё внимательно и аккуратно взвесить.
4.Составим правильный договор.
Не спешите соглашаться на типовой договор оказания услуг. Помните, что не просто заказываете некие работы, а доверяете стороннему исполнителю определённый бизнес-процесс, от которого многое зависит для вашего бизнеса. Уделите особое внимание инструментам контроля деятельности исполнителя с вашей стороны, подробно пропишите ответственность за накладки.
Аутсорсинг — ровесник эры индустриализации. В середине ХХ века консалтинговые компании накопили обширную экспертизу в высокотехнологичных сферах: IT, инженерно-технической, строительной и т.п. и начали предлагать свои услуги клиентам, в бизнесе которых эти функции не были основными. Одним из пионеров аутсорса** стал IT-аутсорсинг (ITO). Внешнему подрядчику целиком или частично передавали разработку, внедрение и обслуживание программного обеспечения, техническую поддержку пользователей и инфраструктуры и другие функции.
Клиентам может предлагаться и комплексный HR-сервис, в котором аутсорсинг сочетается с другими кадровыми услугами. Например, в середине 1980-х гг. в США приобрела популярность комбинация аутсорсинга с лизингом персонала. Провайдеры нанимали себе в штат нужных клиенту работников и «сдавали» их ему в лизинг, беря на себя все заботы о документообороте, расчете зарплат, обучении, разрешении трудовых споров и т. п. Это экономило время клиентов и позволяло поддерживать высокое качество управления персоналом даже в небольших компаниях.
Итак, главный отличительный признак аутсорсинга: подрядчик несет ответственность за финальный результат. Требуемый уровень качества и сроков оказания услуг обязательно прописывается в договоре между клиентом и провайдером.
— Татьяна Баскина, заместитель генерального директора по работе с профессиональным сообществом, ANCOR.
* Термин «аутсорсинг» образован из двух английских слов: Out («из», «вне», «за») и Sourcing («снабжение», «привлечение ресурсов») и буквально переводится как «привлечение внешних ресурсов».
** Аутсорс – профессиональный жаргон, сокращение термина «аутсорсинг».
Отдавать или нет — когда бизнесу нужен аутсорсинг
Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании сосредоточиться на важных процессах. Нанимаешь подрядчика, разгружаешь голову, людей и ресурсы и спокойно занимаешься тем, что приносит деньги.
Это в идеале. Но не срабатывает, если компания не понимает своих потребностей, а руководители хотят контролировать каждое действие в бизнесе.
Когда нужен аутсорсинг?
Аутсорсинг нужен, когда бизнесу требуется больше ресурсов для развития ключевых бизнес-процессов, в которых он преуспевает. Когда компания делает хорошо то, за что ей платят деньги, она работает эффективно и зарабатывает больше. Неключевые процессы, на выполнение которых не хватает ресурсов или компетенций, разумно передать профессиональному исполнителю.
Сегодня компании могут передавать на аутсорсинг почти любые задачи и услуги. Вот самые популярные:
Компании могут передавать на аутсорсинг целые подразделения, например весь IT-отдел или часть определенного отдела.
Тут все зависит от задач и размера компании. Посмотрим, что могут сделать компании разных масштабов с помощью внешних подрядчиков.
Малый бизнес: решить временные задачи
Конечно, чем крупнее компания, тем больше у нее задач под реализацию. Но и малому бизнесу это может быть интересно — для решения временных, небольших задач. Например, срочно нужны два человека: на доставку или чтобы провести двухдневную промоакцию. Удобство в том, что можно быстро подать заявку, указать параметры, посчитать приблизительную стоимость и получить услугу.
Средний и крупный бизнес: сэкономить деньги и время, разделить риски
Ключевая ошибка неэффективного менеджмента — акцентирование на текучке, а не на стратегических вопросах. Благодаря аутсорсингу у бизнеса появляется возможность освободить свой административный и денежный ресурс и сконцентрироваться на стратегическом планировании. Например, поскольку подрядчик получает деньги за весь проект сразу, нет потребности каждые неделю-две выплачивать заработную плату. Появляются свободные деньги, которые можно влить в актуальные для бизнеса направления.
Еще одно преимущество для большого и среднего бизнеса состоит в том, что вместе с задачами делегируются и риски, то есть ответственность ложится на плечи не только бизнеса, но и подрядчика. Например:
Как принять решение и приступить к работе
Когда компания задумывается об аутсорсинге, возникает вопрос «Почему не сами?». Весьма вероятно, что можно справиться и самим, но насколько это эффективно? Если нужна армия из 200 человек на три дня, то организовать это собственными силами не представляется возможным. Либо это будет очень энергозатратно и займет много времени. А если этим займется аутсорсинговая компания, то 200 человек можно найти за 10 дней.
Сформируйте внутреннюю потребность
Любое решение начинается с формирования внутренней потребности. Для начала выделите функцию, которую можно отдать на аутсорсинг. Не стоит ориентироваться на других: ответьте на вопрос — «Зачем мне это нужно?». Если есть и потребность, и внятный ответ, можно идти дальше — провести краткую аналитику.
Проведите финансовую аналитику
Нужно исходить из рациональных соображений. Например, ваш бизнес — никак не связанный с IT-технологиями — решил уйти в онлайн. Есть ли у него ресурс вырастить своих специалистов или проще отдать эту задачу на аутсорс?
Нужно хорошенько все посчитать и выделить за и против. Сколько будет стоить обучение специалистов? Какова будет их зарплата? Готовы ли вы платить за простой? Сколько запросит подрядчик? Распишите ответы на все эти вопросы, и картина прояснится.
Учитывайте, что на индустриальном рынке большой разрыв цен. Средняя стоимость работы составляет 160–360 рублей в час. 200 рублей разницы — это немало. Тут компания должна понять, насколько и чем она готова рисковать.
Найдите стоящего подрядчика
Когда аналитика проведена, остается найти хорошего подрядчика. Учитывайте при этом денежные и репутационные риски. Например, услуги, стоимость которых в два раза ниже, чем предлагают «белые» провайдеры, — это риски.
Ответственные провайдеры платят налоги. Если их не заплатит провайдер, налоговая перевыставит их вам. В случае травматизма или несоблюдения норм проверки и штрафы тоже придут к вам. Здесь даже есть риск уголовной ответственности. Поэтому, выбирая подрядчика, важно разобраться с тем, как он планирует работать: запросить подробные сметы всех услуг, образцы договоров, проверить репутацию компании — не было ли к ним судебных претензий.
Когда от аутсорсинга лучше отказаться
Важно понимать, для чего именно вам нужен аутсорсинг. В некоторых случаях от него лучше отказаться. Проиллюстрируем двумя примерами.
Если хотите сами руководить персоналом
Передавая на аутсорсинг какую-то функцию или задачу, бизнес делегирует провайдеру и управление персоналом. Если вам важно самостоятельно ставить задачи сотрудникам и контролировать их действия, то аутсорсинг — это не для вас. В этом случае вы можете просто нанять временных сотрудников.
Если хотите сэкономить
Конечно, все хотят сэкономить там, где это возможно, но, если оптимизация затрат — единственная мотивация для аутсорсинга, это плохая идея. Легальные провайдеры отчисляют за сотрудников те же взносы, что и бизнес. Если же вам предлагают сэкономить на социальных отчислениях или предлагают часовую ставку значительно ниже рыночной (на 40% и более) — будьте предельно осторожны.
Где найти временных исполнителей для решения бизнес-проблем
Если компания приняла решение отдать задачу на аутсорсинг и не готова рисковать, но при этом хочет сэкономить, выбирать нужно прозрачного поставщика услуг с хорошими репутацией и сервисом.
Сегодня работать с подрядчиками можно через аутсорсинговые площадки в онлайне. Одна из них — StaffStation. Сервис помогает работодателям найти специалистов для выполнения временных задач и берет на себя всю отчетность и контроль. В базе проекта верифицированы 15 000 профессионалов, которые готовы приступить к работе в сжатые сроки.
Это совместный проект HeadHunter и компании Ventra, провайдера в сфере управления бизнес-процессами с 15-летним стажем. Благодаря такому сотрудничеству StaffStation — это, с одной стороны, генератор трудовых ресурсов с помощью соискательской базы HeadHunter. С другой — платформа, которая позволяет рассчитать бюджет проекта (на сайте есть калькулятор) и быстро и качественно его осуществить.
Весь процесс проходит в четыре этапа:
Все просто и прозрачно. Рассчитать стоимость и проконсультироваться можно прямо сейчас.
Как компании сэкономить с помощью аутсорсинга
Рачительные руководители все охотнее обращаются к аутсорсерам за оптимизацией и грамотным ведением своих бизнес-функций.
Кто уже успешно внедрил аутсорсинг
Более 20 лет назад крупные компании в Европе и США стали использовать аутсорсинг для уменьшения рисков и снижения издержек. Такие компании, как Boeing, SONY, Coca-Cola, Shell, Hewlett-Packard, McDonald’s, Citigroup и многие другие, доказали снижение издержек.
Что передать на аутсорсинг
Финансовый директор должен оценить, какую функцию лучше передать на аутсорсинг с точки зрения баланса трудозатрат и продуктивности. Для этого рекомендуется создать таблицу, которая поможет принять решение (см. таблицу ниже).
Бизнес-функции, передаваемые на аутсорсинг
аутсорсинга
Пример 1: аутсорсинг IT-отдела
Посмотрите какой из вариантов обслуживания подходит вашей компании: функциональный аутсорсинг, комплексный аутсорсинг, или аутстаффинг.
Функциональный аутсорсинг — передача части функций IТ-отдела на обслуживание сервисной компании. Такой вид обслуживания совмещает наличие в штате IТ-специалистов и передачу на квалифицированную профильную поддержку отдельных IТ-решений — серверов, АТС, корпоративной почты, ремонта и обслуживания копировально-множительной техники, и принтеров.
Комплексный аутсорсинг — управление и поддержка операционных систем, офисных приложений, поддержка оргтехники и другие задачи, связанные с информационными технологиями. Такой вид аутсорсинга подходит, как правило, для малого бизнеса. IТ-специалисты осуществляют ежедневный мониторинг работы основных сервисов компании, по необходимости осуществляют профилактические и экстренные выезды к заказчику, а остальные действия проводятся дистанционно, с использованием средств удаленного доступа.
Аутстаффинг — вывод IТ-персонала за штат. Сервисная компания выступает в роли формального работодателя и осуществляет полный спектр услуг, направленный на работу с персоналом. Речь идет об обеспечении ведения кадрового делопроизводства, начислении и выплате заработной платы, перечислении налогов, страховых взносов, соблюдении действующих норм законодательства в сфере трудовых отношений и, конечно же, контроле над качеством работы персонала сервисной компании.
После того, как вы подберете необходимый вам вариант обслуживания, посчитайте свои затраты на выполнение данных IT-функций и сравните со стоимостью услуг аутсорсера на рынке.
Пример 2: аутсорсинг отдела снабжения
Произведите расчет годовых затрат на организацию снабжения и косвенных годовых потерь, которые несет предприятие при неудовлетворительном снабжении (см. таблицу ниже).
Годовые затраты на организацию снабжения и косвенные годовые потери