можно ли использовать замазку в документах

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Допускаются ли зачеркивание и исправления в договоре с контрагентом?

Возможно ли использование корректора (замазки) в договоре. От контрагента пришел договор, на него был составлен протокол разногласий и, соответственно, в договоре об этом была проставлена отметка. Руководство не согласовало протокол и было принято решение о заключение договора на первичных условиях. Вопрос: можно ли каким-то образом избавиться от фразы «согласовано с протоколом разногласий»? Замазать ее либо дописать, что это не актуально? Либо необходимо запросить еще один экземпляр договора у контрагента? Спасибо!

Павел, здравствуйте. Никаких замазок корректором в тексте договора быть не должно. Зачеркиваете фразу сплошной чертой, чтобы был виден зачеркнутый текст. Оговариваете исправление: «зачеркнутое „согласовано с протоколом разногласий“ не читать», обе стороны заверяют исправление подписями и печатями. Но лучше, конечно, сделать ещё один экземпляр.

Рекомендую запросить еще один экземпляр у контрагента, поскольку в случае возникновения судебного спора, могут возникнуть проблемы.

Безусловно замазывать ничего в договоре нельзя.

Любый исправления в тексте договора должны быть оговорены и напротив записи проставлены подписи сторон с оттисками печати.
То есть, зачеркиваете одной линией в тексте, а на свободном месте этого же листа пишите: «Зачеркнутое „с протоколом разногласий“ не читать. и подписи и печати сторон.

НО имейте ввиду, что ВСЕ ЭКЗЕМПЛЯРЫ договора должны быть идентичны. То есть одинаковые изменения во всех экземплярах

Второй вариант действий — это подписание сторонами соглашения об урегулировании разногласий по договору №___ от ___.
В этом документе двухстороннего соглашения оговориваете, что в ходе обсуждения условий все разногласия сняты и договор заключен в исходном виде, то есть ____ описываете, что необходимо исключить из текста.

При этом следует иметь ввиду судебную практику по таким делам:

1. наличие протокола разногласий и отсутствие его урегулирования суды признают как элемент незаключенности договора, то есть стороны не достигли соглашения по ВСЕМ СУЩЕСТВЕННЫМ УСЛОВИЯМ ДОГОВОРА.

2. по любым надписям от руки в случае в дальнейшем спора может проводиться техническая экспертиза. Иногда она дает четкий вывод о дате внесения таких изменений. То есть, если важен срок, то можно оспорить дату заключения договора.

Источник

Возможны ли исправления (штрих, белая замазка) в оригиналах документов?

Нет, такие исправления в распорядительных документах не допустимы.

Подобное допускается в простой переписке, но никак не документах, содержащих распорядительный (приказной) характер

В данном случае применяется аналогия закона. Как правило в таких случаях ссылаются на следующий НПА:

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

«О бухгалтерском учете»

Здравствуйте! Считаю, что такие исправления, как замазка, штрих не должны иметь место, любое исправление должно сопровождаться надписью исправленному верить и подписью лица, который внес исправления в данный документ, а вообще то нужно заново подготовить такой документ, если он является оригиналом документа

Это регламентируется нормами Федерального закона «О бухгалтерском учёте»

Здравствуйте. Такие исправления не допустимы. Это может повлечь за собой не благоприятные последствия. Нужно зачеркивать шариковой ручкой затем писать исправленном верить и ставить подпись и печать должностного лица, кто делал исправления

Любое исправление должно быть заверено подписью лица уполномоченного подписывать документ.

➥1. К сожалению, Ваш вопрос содержит недостаточно информации для однозначного ответа и рекомендаций. Если Вам не все понятно в нашем ответе, мы просим Вас уточнить свой вопрос. Разберем проблему детально. Для получения более подробного ответа, перейдите в наш профиль и нажмите синюю кнопку «Задать вопрос юристу». Для Вас это бесплатно.

➥2. Как правило в организации должен издаваться приказ об учетной политике, в котором прописывается порядок внесения изменений в распорядительные документы в том числе и порядок исправления арифметических ошибок и опечаток.

Если такого приказа у Вас нет то рекомендуем издать новый распорядительный акт отменяющий предыдущий.

★➥3. Ссылки на законы могут быть предоставлены по отдельному запросу. Для этого перейдите в наш профиль и нажмите синюю кнопку «Задать вопрос юристу».

➥4. Если Вы хотели узнать что-то другое, уточните свой вопрос, для этого перейдите в наш профиль и нажмите синюю кнопку «Задать вопрос юристу»

С уважением, коллектив ООО «ОРИОН».

NR-v.4.0. ОРИОН RUS© 2019

На самом деле исправления в документах, должны быть надлежаще заверены, корректирующая замазка (штрих), на мой взгляд это искажение документа или попытка ввести в заблуждение того, кому документ должен быть представлен. В итоге, необходимо составить новый документ, если нет возможности, заверить ошибку (описку).

Здравствуйте!
Если это документы бух учета, то:

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные документы

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если это кассовые документы, то:

Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598)

Документирование хозяйственных операций

16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Источник

Как исправить ошибку в договоре

Наиболее безопасный способ исправить ошибку в уже заключенном договоре — внести в него изменение путем заключения допсоглашения. Ошибку, которая не влияет на смысл условий договора, допустимо исправить прямо в тексте, заверив исправление подписями сторон.

Как оформить исправление ошибки в договоре с помощью допсоглашения

Законодательство не содержит понятия «исправление ошибки в договоре» и не устанавливает порядок оформления таких исправлений. Поэтому наиболее безопасным способом видится исправление ошибок путем внесения в договор изменений. При этом нужно учитывать следующее :

1. По общему правилу для внесения изменений в договор с целью исправления ошибки надо достичь соглашения сторон. Однако в договоре стороны могут предусмотреть, что наличие ошибок является основанием его изменения по требованию одной из сторон.

Обратите внимание!
Расторжение договора по требованию одной из сторон осуществляется по решению суда .

2. Соглашение об изменении договора нужно заключать в той же форме, что и договор. Это правило действует, если в договоре стороны не согласовали иную форму соглашения об изменении договора.

Обратите внимание!
Так как договоры с участием юрлиц заключают в письменной форме (простой или нотариальной), то и соглашение об изменении договора нужно оформить письменно .

Обычно изменения в договор оформляют в виде соглашения к договору, которое подписано уполномоченными представителями сторон.

Пример формулировки условия в допсоглашении:
«Изменения, внесенные настоящим дополнительным соглашением в договор от 14.10.2019 N 08-12/894, действуют с даты подписания Сторонами указанного договора».

Как оформить исправление ошибки непосредственно в тексте договора

Запрета на исправление ошибки договора путем внесения правок в его текст законодательство не содержит. Однако и порядок внесения таких исправлений не регламентирован.

На заметку
Рекомендуем исправлять непосредственно в тексте только незначительные ошибки, которые не влияют на смысл договора.

Чтобы внести исправления в текст договора, рекомендуем руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы :

— зачеркнуть неправильный текст одной чертой, так, чтобы он легко читался;

— сверху или рядом с зачеркнутым текстом разборчиво написать правильный вариант;

— проставить слова «Исправлено» и дату исправления;

— указать должности, фамилии и инициалы представителей сторон, уполномоченных подписывать договор;

— скрепить исправлении подписями представителей сторон.

Обратите внимание!
Исправление должно быть внесено во все экземпляры договора, чтобы обеспечить их идентичность. Иначе может возникнуть спор о том, согласовано ли данное условие сторонами.

Какие последствия неправильного исправления ошибки в договоре

Если при исправлении ошибки нарушены правила внесения изменений в договор, негативные последствия будут зависеть от характера допущенных нарушений. Так, если:

2) исправления внесены только в один экземпляр договора, то условие договора, в котором имеются разночтения, считается не согласованным сторонами. Последствия зависят от того, текст какого условия не идентичен в разных экземплярах договора:

На заметку
Незаключенность договора, по своей сути, означает отсутствие сделки как таковой. Иными словами, такой договор не влечет никаких последствий для сторон;

Пример
При заключении договора поставки стороны согласовали, что за непоставку товара поставщик обязан уплатить штраф в размере 5% стоимости непоставленного в срок товара. При оформлении договора в тексте этого условия была допущена опечатка: указано 50% вместо 5%. Поставщик обнаружил опечатку после подписания договора и исправил ее в своем экземпляре договора с использованием корректора.
В случае возникновения спора суд может посчитать это условие не согласованным, т.к. в экземплярах сторон указан разный размер штрафа. В этом случае суд может применить законную неустойку за непоставку товара. Такая неустойка установлена в размере 10% стоимости непоставленного в срок товара . Таким образом, поставщик, который неправильно исправил ошибку в договоре, вынужден будет уплатить штраф большего размера;

3) не соблюдена простая письменная форма допсоглашения об изменении договора :

— стороны не смогут ссылаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт согласования изменений в договор. При этом стороны вправе использовать другие доказательства, в т.ч. письменные;

— допсоглашение будет недействительным, если это прямо указано в законодательстве или договоре, а также если договор является внешнеэкономическим.

Обратите внимание!
Если допсоглашение к договору является недействительным, договор будет действовать в первоначальной редакции, т.е. с ошибкой ;

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Исправляем ошибки в первичных документах

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения.

По каким правилам оформлять

Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса России опреде­ляет, что расходами признаются обоснованные и доку­ментально подтвержденные затраты. То есть затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с российским законодательством. Исходя из норм пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса под зако­нодательством России в данном случае следует пони­мать прежде всего бухгалтерское законодательство (см., например, письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).

Как предписывает статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции организация должна оформ­лять оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании кото­рых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Те же документы, форма которых в этих альбомах не преду­смотрена, должны иметь ряд обязательных реквизитов, а именно:

Как исправить первичные документы

Как быть, если в первичном документе все-таки допуще­на ошибка? Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. В пункте 5 статьи 9 этого документа записано, что ис­правления в первичные документы можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных опера­ций. Причем исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Помимо этого, обязательно должна быть проставлена да­та внесения исправлений.

Практически каждая ошибка бухгалтера, даже незначительная на первый взгляд, может обернуться для компании серьезными неприятностями.

Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуют­ся специальным штрих-корректором. Этого делать нель­зя. Как указано в пункте 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержден­ного приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 года № 105, подчистки и неоговоренные исправления в пер­вичных документах не допускаются.

Исправлять неточности нужно так: неверные данные следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правиль­ные. Кроме того, исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено», датой внесения попра­вок и подписями ответственных лиц.

Но обратите внимание: в кассовых и банковских доку­ментах не допускается никаких исправлений. Об этом сказано и в Законе о бухгалтерском учете, и в Положе­нии по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказомМинфинаРоссииот29июля1998года№34н.

Последствия ошибок в «первичке»

Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответ­ственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налого­обложения. Наказание при отсутствии признаков нало­гового правонарушения – штраф 10 000 рублей, если на­рушение совершено в одном налоговом периоде, или 30 000 рублей, если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов. А если занижена нало­говая база, то штраф составит уже 20% от суммы неуп­лаченного налога, но не менее 40 000 рублей. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расхо­дов понимается, в частности, отсутствие первичных до­кументов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета до­ходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложе­ния не применяется. Однако первичные документы сле­дует составлять правильно, так как от этого во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению пер­вичных документов не будут выполнены, то при нало­говой проверке инспекторы могут «снять» соответст­вующие расходы, мотивировав это тем, что они не подтверждены документально. Конечно, подобные пре­тензии во многом формальны, но к чему лишние споры?

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Источник