можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица если сотрудник заболел
Проведение инвентаризации без материально ответственного лица
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, возможно ли проведение инвентаризации без участия материально ответственного лица, по причине невозможности продолжения им работы, например, в силу наличия проблем со здоровьем (инвалидность), или увольнения
Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.
Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия (или несколько таких комиссий), персональный состав которых утверждает руководитель организации (п.п. 2.2, 2.3 Методических указаний). Абзацем четвертым п. 2.3 Методических указаний предусмотрено, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проведение инвентаризации без материально ответственного лица возможно
По нашему мнению, в подобных случаях обязательная инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации, так как в противном случае нормальная хозяйственная деятельности организации может быть приостановлена и будет нарушено требование законодательства об обязательном проведении инвентаризации.
Принципиальная возможность проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица косвенно подтверждается и содержанием примечания к п. 6.3 Указаний о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169. Данная норма предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта приведенная выше норма может применяться по аналогии не только в торговле.
Таким образом, в случае если присутствие материально ответственного работника при инвентаризации невозможно в силу каких-либо объективных причин, само по себе это не препятствует проведению инвентаризации.
Документальное оформление проведения инвентаризации без МОЛ
Независимо от причин отсутствия работника ему необходимо в письменной форме предложить присутствовать при проведении инвентаризации и обеспечить наличие доказательств получения работником данного письменного уведомления (личная подпись, уведомление о вручении в случае направления письма и т.д.).
Если работник откажется принять участие в инвентаризации или не ответит на уведомление (уклонится от его получения), в инвентаризационных актах (описях) необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника (болезни, с приложением копии больничного листа, если он будет предоставлен) и о факте его письменного уведомления и заверить эту отметку подписями членов инвентаризационной комиссии. К проведению инвентаризации в этом случае также можно привлечь свидетелей, не являющихся членами инвентаризационной комиссии, которые впоследствии своими подписями могут подтвердить проведение инвентаризации и факты, выявленные при ее проведении.
Безусловно, неучастие материально ответственного лица в проведении инвентаризации может затруднить работодателю возмещение материального ущерба, причиненного по вине этого работника (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 10.05.2012 по делу № 11-2696/12). Вместе с тем из некоторых судебных актов следует, что при условии надлежащего уведомления организацией материально ответственного лица о проведении инвентаризации отсутствие такого сотрудника при ее проведении само по себе не рассматривается как нарушение порядка проведения инвентаризации (определение СК по гражданским делам Верховного Суда УР от 08.02.2012 по делу № 33-318). То есть в подобной ситуации важно обеспечить документальное подтверждение того, что работник уведомлялся о проведении инвентаризации и ему предлагалось принять в ней участие (смотрите, в частности, кассационное определение Пермского краевого суда от 08.11.2011 по делу № 33-11188/2011).
Подписка на обзоры и консультационные материалы.
Услуги
О порядке документирования и проведения процедуры инвентаризации магазина в случае отказа от присутствия на инвентаризации некоторых сотрудников
В магазине запланирована инвентаризация, т.к. есть подозрения на недостачу. При этом одна из продавщиц ушла на больничный и заявила, что на инвентаризацию не придет и вскоре отправила почтой заявление об увольнении по собственному желанию. По истечении двухнедельного срока работодатель будет вынужден расторгнуть трудовой договор.
Вопрос
Ответ юриста
В целях снижения риска признания инвентаризации, проведенной с нарушениями, и ее результатов недействительными работодателю при смене материально ответственных лиц, необходимо надлежащим образом письменно уведомить заболевшего работника о планируемой инвентаризации, ознакомить работника с приказом о проведении инвентаризации, а непосредственно перед проведением инвентаризации при неявке заболевшего материально ответственного лица составить акт с указанием причины неявки (временная нетрудоспособность или отказ и пр.).
В соответствии с ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, проведение инвентаризации обязательно в случаях, в частности, смены материально ответственных лиц.
Соответственно, нарушение порядка проведения инвентаризации, выразившееся в отсутствии материально ответственного лица при ее проведении, может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Однако на практике обеспечить присутствие материально ответственных лиц, у которых проводится инвентаризация (сдающего имущество), работодателю удается не всегда. В соответствии с п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействия) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Между тем анализ судебной практики показывает, что неучастие материально ответственного лица в инвентаризации совсем не обязательно делает результаты инвентаризации априори непригодными для постановления судом решения о взыскании с работника суммы материального ущерба (Апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 12.03.2012 по делу N 33-748/2012).
При этом работодателю необходимо надлежащим образом уведомить работника о предстоящей инвентаризации. Так, для обеспечения участия материально ответственного лица при проведении инвентаризации необходимо не только его ознакомить с приказом, но и принять надлежащие меры к извещению (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11.03.2013 по делу N 33-757/2013).
При этом необходимость извещения для обеспечения участия материально ответственного лица при проведении инвентаризации суд относит к общеизвестным фактам (см. Кассационное определение Томского областного суда от 31.01.2012 по делу N 33-280/2012).
Кроме того, работодателю следует учитывать, что, если уведомление было направлено по неактуальному адресу работника, либо работодателем был составлен акт об отказе от получения уведомления при отсутствии такового или же уведомление вообще работнику не направлялось, суд, как правило, приходит к выводу о нарушении порядка инвентаризации и, как следствие, к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения исковых требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба при его выявлении (см. Апелляционное определение Вологодского областного суда от 29.03.2013 N 33-1246/2013).
Если же работник был надлежащим образом уведомлен, но не явился на проведение инвентаризации, работодателю, по нашему мнению, в целях исключения риска признания инвентаризации проведенной с нарушениями и потому ее результатов недействительными, следует составить акт об отсутствии работника на процедуре проведения инвентаризации с указанием причины отсутствия (например, в связи с нахождением на больничном).
В таком случае, полагаем, если материально ответственное лицо не представит доказательств отсутствия своей вины в причиненном работодателю ущербе, такое лицо может быть привлечено к материальной ответственности в виде взыскания с него суммы обнаруженного и подтвержденного ущерба.
Подборка документов:
Типовая ситуация: Как провести инвентаризацию при смене материально ответственного лица? (Издательство «Главная книга», 2017)
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, сентябрь 2017 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
Трудовые войны: когда с материально ответственного сотрудника нельзя взыскать недостачу
На повестке дня : Определение Верховного Суда РФ от 04.02.2019 № 58-КГ18-29.
Предыстория : при увольнении материально ответственного работника работодатель провел инвентаризацию товарно-материальных ценностей и основных средств, которые были в подотчете у этого работника. По результатам инвентаризации была выявлена недостача на сумму более 26 млн рублей.
Задействованные нормы : ст. 238 и 247 ТК РФ.
Цена вопроса : 26 059 601 рубль.
Выявленную в ходе инвентаризации недостачу работодатель потребовал взыскать с уволенного сотрудника. Суды нижестоящих инстанций удовлетворили требования работодателя. При этом они приняли во внимание инвентаризационные описи, а также условия договора о полной материальной ответственности.
Согласно этому договору, работник, занимающий должность начальника строительно-монтажного участка, принял на себя обязательство возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере. Также он взял на себя ответственность за недостачу и порчу имущества, переданного ему для хранения.
Верховный Суд РФ признал решения нижестоящих судов незаконными. ВС РФ пояснил, что по закону работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Но до принятия решения о возмещении ущерба за счет работника работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать инвентаризационную комиссию. Причем истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным (ст. 247 ТК РФ).
Акты инвентаризации в обязательном порядке подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи имущества материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, а также об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Суд установил, что в спорном случае работник был уведомлен о сроках проведения инвентаризации. Однако от участия в ее проведении он отказался. Инвентаризационную опись он не подписывал. Расписка работника в материалах инвентаризации отсутствует. Никаких пояснений по поводу недостачи у сотрудника работодатель не истребовал.
Материалами дела подтверждалось также, что некоторые члены инвентаризационной комиссии на спорный объект вообще не выезжали и в проверке не участвовали.
Между тем, при нарушении правил инвентаризации невозможно установить ни действительный размер причиненного ущерба, ни виновника возникновения данного ущерба. В связи с этим ВС РФ отменил решения судов и направил дело на новое рассмотрение.
Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)
Годовая инвентаризация: сроки и требования
Как правило инвентаризацию перед годовой отчетностью проводят в период с 1 октября по 31 декабря. Ее проведение возможно и после окончания отчетного года, но до составления бухгалтерской отчетности. Инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (приложение к письму Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Составлять годовую бухгалтерскую отчетность без результатов инвентаризации нельзя.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Организация, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства.
Что будет, если не провести годовую инвентаризацию, есть ли за это штраф, либо иные негативные последствия, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Как же быть в пандемию? Выход есть.
Инвентаризация — удаленно
Если ваш персонал переведен на удаленку, инвентаризацию имущества можно провести с помощью видеофиксации. Подсчетом и фиксацией результатов на месте будет заниматься только часть комиссии, а остальные ее члены — наблюдать процесс по видеосвязи через сервисы, позволяющие проводить онлайн-конференции. На соответствие такого способа проведения инвентаризации действующим НПА Минфин указывал еще в письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499.
Чтобы провести инвентаризацию в таком формате издайте соответствующий приказ. В нем необходимо:
С приказом нужно ознакомить всех членов комиссии по роспись. Также их надо обеспечить техническими и программными средствами, проинструктировать и при необходимости обучить работе с видеосвязью.
Важно, чтобы «удаленные» члены комиссии не находились в момент инвентаризации на больничном или в отпуске. Это должен быть их рабочий день. Иначе их могут счесть отсутствующими. А это может повлечь признание результатов инвентаризации недействительными.
Необходимо обеспечить обязательное очное присутствие на ревизии материально ответственного лица — ему быть удаленным наблюдателем нельзя.
Комиссия в запасе
Не важно, проводите вы инвентаризацию очно или онлайн, сейчас достаточно велики риски того, что кто-то из членов инвентаризационной комиссии в самый неподходящий момент заболеет или уйдет на карантин. Чтобы не пришлось переносить сроки ревизии, целесообразно иметь не только основной, но и резервный состав комиссии. Утвердить его можно отдельным приказом или включить в общий приказ о проведении инвентаризации.
Скачать бланк и образец приказа о создании комисси можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Если подстраховка пригодится, и кто-то из основных членов комиссии заболеет или не сможет присутствовать на инвентаризации по иным причинам, нужно издать приказ о его замене. Формулировка в приказе может быть такой:
«В связи с болезнью Максимовой О. И. на основании приказа от 11.11.2021 № 125
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в состав инвентаризационной комиссии, назначенной приказом от 11.11.2021 № 125, следующие изменения: назначить членом комиссии вместо Максимовой О. И. ведущего бухгалтера Петрова Л. Д.
Петрову Л. Д. приступить к обязанностям члена комиссии 07.12.2021».
Важно! Заменить можно только члена комиссии. Если заболеет или уйдет на карантин МОЛ, инвентаризацию придется переносить. Иначе есть риск признания результатов недействительными. К тому же в этом случае при выявлении недостачи будет невозможно взыскать ущерб с материально ответственного лица.
Перенос сроков также оформляется приказом, например, таким:
«В связи с болезнью материально ответственного лица Семенова М. О.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Перенести сроки проведения инвентаризации, указанные в приказе от 11.11.2021 № 125.
Инвентаризацию провести в период с 17.12.2021 по 27.12.2021».
Подробную пошаговую инструкцию по проведению инвентаризации перед составлением годовой отчетности вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель.
Рекомендуем также наш чек-лист по инвентаризации.
Проведение инвентаризации в маленькой фирме: что про это надо знать
Как сформировать инвентаризационную комиссию
Согласно Методическим указаниям по инвентаризации (утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49) – далее будем называть просто Указания – инвентаризацию должна проводить инвентаризационная комиссия.
К составу такой комиссии теми же Указаниями предъявляются условия:
В этих условиях у организаций с малым количеством работников возникает вопрос: как быть, если из имеющихся сотрудников нельзя составить инвентаризационную комиссию так, как того требуют Указания? Например, в фирме всего 5 работников, из которых материально ответственными лицами являются трое?
Сразу отметим, что подобные обстоятельства не являются причиной не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п. 26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.
Выход в таких обстоятельства только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний.
Если уже назначенный член инвентаризационной комиссии не явился на инвентаризацию (например, заболел), то возможны 2 варианта выхода из ситуации:
Проводить инвентаризацию с неполным составом комиссии не рекомендуется. Если впоследствии проверяющие обнаружат, что кто-то из участников физически не мог присутствовать при пересчете (например, в документах будет его больничный или отчет о командировке), то проведение инвентаризации будет признано формальным, а ее результаты – недействительными.
Это является грубым нарушением правил ведения бухучета и карается по ст. 15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании. Если же нарушение происходит повторно, то штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет.
Как приостановить деятельность на время инвентаризации
У фирмы с небольшим штатом может быть большое количество запасов или большая номенклатура. Кроме того, у мелкого и среднего бизнеса любой покупатель или клиент «на счету». Поэтому, закрывать на несколько суток, к примеру, магазин или точку общепита, особенно в предновогодние дни, не хотят ни владельцы, ни руководство.
Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации?
Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации. Например, если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время.
На практике пересчет торговой точки часто назначается за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой. Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать.
При этом фирме, проводящей пересчет, следует помнить о правилах привлечения сотрудников к сверхурочной работе. Например, если продавец отработал обычную смену, а затем остается для участия в инвентаризации, то для продавца это будет сверхурочка.
В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации. Делается это следующим образом:
Если во время инвентаризации идут внутренние перемещения (например, товар с уже пересчитанного собственного склада приехал в магазин, когда там идет инвентаризация), то оформлять это нужно аналогично, отдельной описью на приход ТМЦ во время инвентаризации. Чтобы результаты инвентаризации, особенно с внутренними перемещениями, не содержали ошибок, бухгалтеру нужно заранее обеспечить корректный раздельный учет по местам хранения ТМЦ.
Обязательно ли присутствие материально ответственных лиц при инвентаризации
По общему правилу, материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации. Но, только вверенных ему ценностей. Например, матответственные работники отдельного склада должны присутствовать при пересчете комиссией склада, но не обязаны находиться, например, в магазине, где за сохранность ТМЦ отвечают работники магазина.
Как быть, если матответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин? Можно ли проводить инвентаризацию?
Можно, при соблюдении нескольких обязательных этапов:
1. Матответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей. На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором будут изложены причины, почему он не может быть на инвентаризации.
Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), то составляется акт об его отсутствии.
2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии, руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица.
3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делаются записи о том, что он отсутствует и по какой причине. Каждая такая запись заверяется подписями всех членов комиссии.
4. Разрешается вместо матответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости, например, при оспаривании матответственным лицом результатов инвентаризации, свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.
Какие есть способы проведения инвентаризации 2020
До недавнего времени на практике были только два способа проведения инвентаризации: натуральная и документальная.
С приходом в нашу жизнь пандемии COVID-19 появился еще один способ инвентаризации – дистанционная, с помощью средств аудио- и видеофиксации и коммуникационных средств. Разумеется, такая инвентаризация не может быть дистанционной полностью. Кто-то должен находиться, например, на складе или на точке, осуществляя физический пересчет. При этом допустимо, чтобы остальные участники, например, члены инвентаризационной комиссии, наблюдали за процессом удаленно. Тем самым выполняются ограничения, необходимые для противодействия распространению вируса.
Инвентаризация с применением средств аудио- и видеофиксации и коммуникаций допустима временно. Пока в промежутке конец 2020-начало 2021 года. Важно помнить, что любой применяемый способ инвентаризации должен быть сначала прописан в учетной политике организации. Потому, решив проводить инвентаризацию с учетом текущих санитарно-эпидемиологических требований, необходимо сначала внести указанный способ в учетную политику, а уже потом издавать приказ о проведении инвентаризации.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.